Es ist uns wichtig, dass wir gemeinsam mit Ihnen von Beginn an die Weichen für ein erfolgreiches AGUM-System stellen. Es ist sinnvoll, dass wir mit dem zentralen Ansprechpartner des Mitglieds (meist die Fachkraft für Arbeitssicherheit) vorab telefonisch die Herangehensweise besprechen (Dauer ca. 45 Minuten). 

Folgende Themen werden besprochen

• Einblicke in die Aufbau- und Ablauforganisation, was bietet das AGUM-System und welche Unterstützung bieten die Mitarbeiter des AGUM e.V. (Vortrag, ca. 30-45 Minuten) 
• Wie ist die Organisationsstruktur des Mitglieds im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz (u.a. Thema Delegation der Unternehmerverantwortung)
• Datenschutz 
• Welche Angaben bzgl. der DV-Technik benötigten unsere IT-Fachleute vom Mitglied
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des AGUM-System (Vereinsgedanke)

Sinnvoller Teilnehmerkreis und Zeitbedarf

• Vertreter der Hochschulleitung 
• Fachleute im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz 
• Datenschutzbeauftragter 
• Personalräte 
• Verantwortliche für das Corporate Design der Web-Seiten 
• IT-Verantwortliche für die Festlegung des Authentifizierungsverfahrens

Für das Kick-Off-Gespräch sollten 1,5 - 2 Stunden eingeplant werden.

• Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, das gesamte Onboarding digital durchzuführen. Ein Termin vor Ort ist ebenfalls möglich, weitere Videokonferenzen sind aber in der Regel trotzdem erforderlich.
• Videokonferenzen organisieren wir über ZOOM, alternativ kann auch die Plattform des Mitglieds genutzt werden.
• Die Gesprächsthemen werden so strukturiert, dass man in kleineren Gruppen fachbezogen zusammenarbeiten kann. Die Person, die das AGUM-System federführend betreut, sollte an allen Gesprächen teilnehmen.
• Es sollte vorab festgelegt werden, ob und in welchem Umfang die Hochschulleitung eingebunden wird (z.B. bei der Grafik der Aufbauorganisation und dem Filter der Ablauforganisation).
• Die Erfahrungen mit neuen Mitgliedern zeigen, dass ausreichend Zeit für das Onboarding eingeplant werden muss. Im Durchschnitt wurden seit Einführung dieses Verfahren (zusätzlich zum Kick-Off-Gespräch) je Mitglied etwa 3 Stunden Gesprächszeit (verteilt auf 3-4 Treffen) benötigt.
• Zwischen den Terminen sollte eine Vor- und Nachbereitungszeit sowohl beim Mitglied als auch bei uns eingeplant werden.
• Der gesamte Onboarding-Prozess erstreckt sich über 2-3 Monate. Der Starttermin wird gemeinsam festgelegt.
• Im Anschluss setzen wir das AGUM-System für Sie DV-technisch auf und führen die erste Schulung für die Nutzung des CMS (TYPO3) durch (in der Regel auch als Videokonferenz).

Vorab sollten die Ansprechpartner für die verschiedenen Aufgabenbereiche benannt werden (s. auch Kontaktdaten).

Fachliche Ansprechpartner für das AGUM-System

• Die fachlichen Ansprechpartner kennen die Inhalte im AGUM-System am besten. Sie halten den Kontakt zum AGUM e.V. und zum AGUM-Team und umgekehrt.
• Es sind derzeit überwiegend die Fachkräfte für Arbeitssicherheit.
• Manche Mitglieder haben für besondere Themen auch weitere Ansprechpartner benannt (z.B. Strahlenschutz, Entsorgung).

AGUM-Redakteur - Anpassen des Mitgliedssystems im Bearbeitungsbereich des System (sog. Backend)

• Dies sind die Personen, die die Inhalte des Mitgliedssystems im sog. Backend bearbeiten.
• In der Regel sind dies die fachlichen Ansprechpartner. Manche Mitglieder haben aber auch Sachbearbeiter mit dieser Aufgabe betraut, d.h. sie passen die Inhalte in das AGUM-System an, die vorher von den fachlichen Ansprechpartnern erarbeitet wurden.
• Die Anzahl der Personen, die als AGUM-Redakteur benannt werden, sollte auf die notwendigste Anzahl beschränkt werden.

Die DV-Administratoren des AGUM e.V. richten individuell für jedes Mitglied Zugangs- und Bearbeitungsrechte ein.

Web-Master

• Für die Anpassung des Corporate Design ist ggf. der Kontakt zum Web-Master notwendig. Zuständig für die Abstimmung ist Herr Fischer.

Klärung des Authentifizierungsverfahrens

• Die Authentifizierung erfolgt über den IP-Adressbereich des Mitgliedes sowie zusätzlich über eine Passwortkennung und hierfür ist der Kontakt zur IT-Technik (z.B. Netzwerkadministrator) notwendig. Zuständig für die Abstimmung ist Herr König. 
• Ggf. weitere Personen, die mittels Passwort Zugang zum AGUM-System haben sollen (z.B. externe Betriebsärzte). Hierzu muss vorab eine gesonderte schriftliche Vereinbarung getroffen werden (Zuständig: Frau Jubelius).

Rechnungsempfänger

• Die Person bzw. Organisationseinheit, die die ausschließlich elektronisch erstellten Rechnungen erhalten soll, muss benannt werden.

Da Mitglieder die Möglichkeit haben, personenbezogene Daten in ihre AGUM-Systeme einzupflegen, ist der AGUM e. V. verpflichtet, die Vorgaben von Art. 28 DSGVO einzuhalten, da es sich um eine Auftragsverarbeitung handelt. Es ist aus diesem Grund erforderlich, dass zwischen Mitglied und AGUM e.V. ein Vertrag zur Auftragsdatenverwaltung geschlossen wird.

• Vertrag zur Auftragsdatenverwaltung
• Anschreiben zum Vertrag zur Auftragsdatenverwaltung
• Muster-Vorlage zur Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses für die Verarbeitungstätigkeiten

Einige Punkte, die im Vertrag zur Auftragsverarbeitung geregelt sind, liegen nicht in der Verfügungsgewalt des AGUM e.V., sondern in der des Serverproviders. Hierzu hat der AGUM e.V. mit dem Serverprovider einen entsprechenden Vertrag geschlossen. Der Provider wiederum lässt seinen Datenschutz regelmäßig durch einen Dritten überprüfen (s. allgemeine Information unseres Vertragspartners, Stichwort "Broschüre Sicherheit und Datenschutz").

Die Mitglieder stellen selber personenbezogene Daten in das AGU-Managementsystem ein, daher sollten sie vor Nutzung des AGU-Managementsystems den Kontakt mit ihrem Datenschutzbeauftragten und ggf. Personalrat suchen, um zu klären, welche Maßnahmen seitens des Mitgliedes/Nutzers zu treffen sind. Dies betrifft auch die spätere Nutzung der optionalen Möglichkeiten, wie z. B. Gefährdungsbeurteilung.

Folgende AGUM-Seiten sollten zeitnah vor der Freischaltung in der Hochschule angepasst werden:

• Aufbauorganisation: Nahezu alle Seiten der Aufbauorganisation enthalten Platzhalter für die Kontaktdaten und Fotos der jeweiligen Funktionsträger. Damit das AGUM-System von Beginn an auf Akzeptanz trifft, sollten die Seiten vor Veröffentlichung angepasst werden.
• Impressum: Da das AGUM-System aus Referenz- und Mitgliedssystem besteht, wird im Impressum dargestellt, wer für welche Inhalte verantwortlich ist. Der mitgliedsspezifische Teil des Impressums muss vom Mitglied angepasst.
• Formularcenter: Der Formularcenter trägt maßgeblich zur Akzeptanz bei und vorhandene Formulare sollten dort zeitnah eingestellt werden.
• Aktuelles: Die Seite wird mit einem Text aus dem Referenzsystem ausgeliefert. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die Seite anpassen und u.a. die richtigen Ansprechpartner hinterlegen. Außerdem können Sie die Seite für Neuigkeiten nutzen und einen RSS-Feed generieren.
• Einführung: Hier wird beschrieben, wie das AGUM-System aufgebaut ist.
• Kontakt: Hier geben Sie den Ansprechpartner für das gesamte AGUM-System an. Die Seite ist mitgliederspezifisch. Bei der Auslieferung des AGUM-Systems ist diese Seite leer. 
• Philosophie: Diese Seite sollten Sie ebenfalls anpassen oder deaktivieren lassen.